Smart Working: come organizzare lo spazio ufficio nella tua casa


In questi giorni particolari ti sarai probabilmente trovato anche tu ad attrezzare uno spazio o più spazi della tua casa per trasformarli in postazioni di lavoro.


Sicuramente la situazione è insolita e non è così semplice ricreare le perfette caratteristiche di una postazione lavorativa ideale; ma siamo convinti che dandoti qualche consiglio in più potrai allestire anche con pochi accorgimenti un angolo piacevole, riservato e comodo.


Intanto cerchiamo di capire quali sono i fattori fondamentali da considerare in un angolo ufficio:


  1. Lo spazio: deve essere adeguato in modo da permetterti di riuscire a svolgere il tuo lavoro con tutti gli strumenti utili e necessari.

  2. Il luogo: devi avere una postazione che ti permetta di gestire il lavoro anche considerando la presenza in casa del resto della famiglia.

  3. La luce: fondamentale; meglio se naturale perché ti aiuta a non perdere il contatto con il mondo l’esterno.

  4. L’acustica: la gestione del rumore è importante soprattutto se ti appresti ad effettuare dei meeting on line con un cliente o con il resto del tuo team.

Bene, individuati questi elementi, proviamo a capire come gestirli.


LO SPAZIO DI LAVORO

Lo spazio che ti serve dipende molto dalla tua attività. Diciamo che per avere un appoggio minimo per un pc, il mouse e qualche foglio ti basterà avere una superficie di circa 50 cm x 80 cm; per capirci meglio, la misura di una comune scrivania da cameretta che corrisponde a poco più di un banco di scuola. L’altezza del piano sarebbe meglio tra i 70 e gli 80 cm (l’altezza di un normale tavolo da pranzo), così da appoggiare anche gli avambracci e assumere una posizione più corretta e comoda, senza affaticare troppo la schiena.


Se riuscissi poi ad avere più profondità sarebbe ancora meglio, perché ti permetterebbe di posizionare il video ad una distanza ottimale per i tuoi occhi. A supporto della vista è importante anche il colore del piano d’appoggio. I più indicati sono quelli di colore chiaro, ma non bianco e comunque con una superficie che rifletta il meno possibile la luce, per evitare bagliori.


Per quanto riguarda la seduta bisognerà tenere conto che non tutti abbiamo in casa una sedia da ufficio, dotata di tutte le regolazioni del caso e di supporti specifici per non affaticare il nostro fisico. Quindi dovrai prediligere le sedie con lo schienale il più alto possibile perché maggiore è l’appoggio della schiena meno la affaticherai. Ti consigliamo, se ne sei dotato, di utilizzare anche una sedia con i braccioli o comunque un appoggio per le braccia, così che non pesino sul corpo aumentando il disagio.


Più riuscirai a seguire queste indicazioni, più piacevole sarà la tua permanenza alla postazione di lavoro. Non dimenticare comunque di alternare alle sessioni di lavoro adeguate sessioni di pausa dove potrai alzarti dalla scrivania e “sgranchirti” un po' i muscoli, magari con qualche office work-out.


DOVE POSIZIONARE L’HOME OFFICE

Dove mi metto?

Anche per questa domanda possiamo darti qualche dritta, per scegliere il posto migliore.


Sicuramente se non hai una stanza dedicata, ti consigliamo di ricavarti un angolino nella zona giorno e di evitare la camera da letto: sia perché bisognerebbe evitare di diffondere eccessive onde elettromagnetiche prodotte dai dispositivi elettronici, che potrebbero disturbare il sonno, sia perché la zona relax non è il contesto ideale in caso di call in video.


Prediligi invece la zona giorno, facendo in modo di avere come sfondo una bella libreria o delle mensole con qualche libro, per ricreare un contesto più formale. Puoi anche scegliere di posizionarti nella zona ingresso o nel corridoio, purché siano abbastanza ampie per ospitare tutto ciò che ti serve. È importante non siano delle zone con eccessivo passaggio: sia per evitare continue distrazioni, sia per evitare che durante una video call ci sia continuo movimento di gente alle tue spalle.


La zona giorno è preferibile anche quando hai dei bambini piccoli. Riuscire a ricreare uno spazio di lavoro in prossimità della loro area gioco, ti permetterà di controllarli più facilmente, proponendo loro qualche attività ludica o di apprendimento che li coinvolga a scapito della noia.


Se invece condividi la tua casa con un peloso a quattro zampe, considera l’idea di posizionarti in prossimità del suo posto preferito. È risaputo che gli animali domestici sanno scegliere i luoghi della casa più confortevoli. Lui sarà felicissimo di averti vicino e tu potrai godere della sua presenza, ascoltare il suo respiro rilassato mentre lavori e interagire con lui nei momenti di pausa.


L’IMPORTANZA DI UNA BUONA ILLUMINAZIONE

L’illuminazione è un fattore importante. È preferibile che sia naturale, per questo motivo è meglio lavorare in una stanza finestrata. Una buona posizione è quella dove la luce è presente per la maggior parte dell’arco della giornata, per intenderci in prossimità delle finestre che affacciano verso Ovest (puoi sempre controllare i tuoi affacci consultando Google Maps).


È importante non lasciarsi mai le finestre alle spalle per evitare di avere riflessi fastidiosi sul monitor o di apparire con il viso totalmente in ombra durante una video chiamata. In questi momenti, in cui non possiamo incontrarci dal vivo, è molto importante avere un’inquadratura nitida per aumentare il senso di presenza durante le riunioni on line. Ottima scelta, invece, quella di posizionarsi di fronte alla finestra: potrai avere un affaccio verso l’esterno e sentirti meno alienato, mantenendo almeno visivamente un contatto con il mondo esterno. In questo modo, inoltre, ovvierai al problema dell’illuminazione durante le video conference con una bella inquadratura luminosa del tuo viso.


Buona anche la scelta di posizionarsi a fianco della fonte luminosa; ti consigliamo di tenerla opposta al lato di scrittura, per evitare di farti ombra con la mano mentre scrivi qualche appunto (quindi se sei mancino come me, meglio la finestra sul lato destro, viceversa, se sei destrorso, meglio averla a sinistra).


Stesse regole per la luce artificiale. Ti consigliamo comunque di dotarti di una lampada da tavolo per illuminare bene la superficie di lavoro perché, spesso, i punti luce fissi a parete o a soffitto della casa, interferiscono con il tuo corpo e producono delle fastidiose zone d’ombra sulla scrivania.


COME GESTIRE L’ACUSTICA

Altro aspetto fondamentale da considerare nell'allestimento del tuo home office è la gestione del rumore. Infatti, se non hai una stanza dedicata alla tua attività o devi comunque rimanere in “zona bambini” dovrai fare i conti con i normali rumori di una casa viva, che sono profondamente diversi da quelli di un ufficio.


Il problema in realtà è duplice: ci sarà chi dovrà dividere l’ambiente con gli altri famigliari, con le loro voci e con i rumori delle loro attività (di lavoro, studio, gioco o tv); e ci sarà anche chi, in casa da solo, si ritroverà in un silenzio inusuale che alla lunga disturba perché diventa solitudine.


Nel primo caso è consigliabile creare una postazione alternativa, più riservata, per le conference call o per le attività che richiedono più concentrazione e meno distrazioni. Se questo non fosse possibile, ti suggeriamo di organizzarti con gli altri componenti della famiglia, in modo da avere dei momenti di silenzio.


Se hai dei bambini puoi coinvolgerli in giochi di creatività che li impegnino senza annoiarli: per esempio potresti stendere un grande tappeto vicino alla tua scrivania e farli giocare con il Lego®: costruire con i mattoncini li farà concentrare e divertire in tranquillità.


Se invece sei solo in casa, è opportuno che ti possa concedere qualche momento di pausa, facendo una chiamata o una video chiamata a un amico. Basta il tempo di uno spuntino o di un caffè. Ti consigliamo anche di comunicare attraverso messaggio vocale e non scritto. Sentire la voce delle persone o magari la risata a una battuta fa sempre molto piacere. Utile anche, se il tuo lavoro lo permette, tenere in sottofondo della buona musica: preparati una playlist la mattina e lasciala riprodurre ad un volume adeguato, quello giusto per sentirla ma per evitare che ti distragga o ti dia fastidio.


Questi sono un po' di consigli utili, che potranno aiutarti ad allestire e gestire il tuo home office velocemente e senza interventi particolari. È chiaro che ognuno di noi ha situazioni differenti e dovrà trovare la giusta soluzione e organizzazione del proprio spazio.

E tu come hai disposto il tuo home office? Raccontacelo soprattutto se hai sperimentato qualche soluzione particolare, o se vuoi dare qualche suggerimento in più utile a chi, come te, sta lavorando da casa.


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