Smart Working: dall'ufficio all'Activity Based Workplace


Photo by CoWomen on Unsplash


Lavoro e luoghi di lavoro son sempre stati in evoluzione ma negli ultimi anni, grazie alla trasformazione digitale, questo processo ha subito un’importante accelerata, resa ancora più significativa della diffusione del Coronavirus.

Il contesto socio-economico in cui viviamo è caratterizzato da quelle che potremmo chiamare le 3S: le economie sono diventate sempre più sharing, le relazioni più social e il lavoro e il suo luogo sempre più smart.


Photo by CoWomen on Unsplash


L’ufficio oggi è il luogo di lavoro in le 3S sono contemporaneamente e consapevolmente presenti e sono il motore della sua ri-progettazione.

Ma a che punto siamo di questa trasformazione? Esistono aziende che hanno ancora una gestione ancorata al passato, ma la rotta è certa, ed è quella che conduce al cambiamento. Infatti, molte organizzazioni hanno iniziato a mettere in atto nuovi modi di lavorare, basati sulla flessibilità incrementata dalla tecnologia e su un sistema organizzativo non più fondato sul controllo del tempo e del luogo di lavoro, ma sulla fiducia, la collaborazione e il riconoscimento degli obiettivi raggiunti.



Photo by bruce mars on Unsplash


Il concetto di luogo di lavoro viene sostituito dal quello di spazio – Smart Space - , che deve ospitare i diversi modi di lavorare delle nuove generazioni di Smart People, integrandole con le generazioni più esperte.


Chi può guidare questo cambiamento? E’ un percorso interdisciplinare: certamente Facility manager e ITC dovranno essere coinvolti, ma questo è anzitutto un compito di people management che chiama in prima linea anche gli HR.




Rintracciamo l’inizio del processo in un tempo lontano, nella prima metà del ‘900 quando la fabbrica comincia ad ospitare contemporaneamente operai ed impiegati; negli anni ’50 nasce l’”office-landscape” in cui lo spazio di lavoro è organizzato in isole distribuite in modo armonico tra loro; negli anni ’60 si diffonde l’open space basato sul concetto di interazione e coinvolgimento umano dei dipendenti.



Esempio di ufficio Openpsace - Photo by Shridhar Gupta on Unsplash


Action office


L’”action office” che nasce negli anni ’70 è caratterizzato da ampi spazi occupati da file di mobili modulari con separatori e si fonda sull’idea che rimanere fissi alla propria scrivania non sia particolarmente produttivo; rispetto all’open space offre una maggiore privacy e flessibilità perché ha cura che il dipendente possa lavorare in una posizione adeguata al compito che deve svolgere. Gli anni ’80 sono gli anni del team-work e quindi gli spazi lavorativi vengono progettati in modo tale da rafforzare lo scambio di informazioni, la collaborazione e l’interazione diretta tra le persone, prevedendo aree dedicate ad esempio per riunioni ed eventi. Negli anni ’90 arriva la rivoluzione informatica e, con essa, un nuovo concetto di distanza perché, oltre a quella reale, si introduce l’idea di distanza virtuale e di de-localizzazione dell’esperienza economica e lavorativa basata su un business di nuovi prodotti e servizi, supportati da nuovi progetti dello spazio ufficio.



Infine arriviamo a noi, agli anni 2000, e alla nascita di un soggetto lavorativo che si identifica non più con il suo datore di lavoro ma con la propria professionalità e che è certamente caratterizzato da una maggiore mobilità sia interna sia esterna allo spazio lavorativo. Sono chiamati knowledge workers e con loro nasce lo smart working, un nuovo modo di lavorare, non vincolato all’ufficio, quindi a un concetto di spazio e di tempo prefissati, ma organizzato e valutato per obiettivi, come già dicevamo.



Smart working, ovvero flessibilità di orario e contratto condiviso e flessibilità di luogo: possiamo lavorare da casa, in sedi di clienti/organizzazioni, in mobile working o in co-working.

Lo smart working porta con sé necessariamente il concetto di smart place perché l’ufficio perde il suo valore centrale per diventare un “luogo d’appoggio”, progettato con grande attenzione ai Physical Layout al fine di migliorare la qualità della vita di chi vi lavora e, di conseguenza, la produttività, la creatività e la concentrazione e di diminuire i costi fissi per il datore di lavoro.


Photo by Roberto Nickson on Unsplash


Se ci domandassimo dove lavoriamo meglio, probabilmente daremmo risposte diverse a seconda del tipo di lavoro che dobbiamo svolgere. Per esempio, quando io devo scrivere, ho bisogno di un luogo silenzioso e luminoso dove potermi concentrare e immergere nei flussi dei miei pensieri; se devo correggere ho bisogno di isolarmi, magari ascoltando la musica in cuffie, ma allo stesso tempo di avere persone intorno a me, che fanno altro ma a cui posso chiedere consigli per sciogliere eventuali dubbi o con cui condividere una pausa; altre volte ho bisogno di incontrare e lavorare con i colleghi, quindi è fondamentale poter avere un’area dedicata, tecnologicamente attrezzata e progettata per facilitare il team-work.



Lo spazio di lavoro moderno in realtà è una vera e propria combinazione di varie tipologie di spazi diversi, da usare a seconda della attività da svolgere: uffici, desk, aree relax, aree meeting ...

Definito Activity-Based Workplace (ABW), lo spazio ufficio è progettato partendo dal presupposto che sono le persone a scegliere gli spazi lavorativi a loro utili e non il contrario.

Ne consegue che la progettazione degli spazi debba tenere conto del modello di business, della vision, mission e value proposition dell’azienda, ma anche delle esigenze e delle caratteristiche dei dipendenti e, perché questo accada, occorre coinvolgere gli smart workers nel processo di creazione, con un approccio bottom-up, e proseguire con loro in un dialogo continuo. La tecnologia, anche la più avanzata, e il design devono promuovere l’agilità per tutti, in qualunque luogo e momento all’interno di uno spazio confortevole e stimolante.


Il nuovo ufficio, comunque, è l’ultimo step di un vero e proprio processo di rivoluzione culturale e organizzativa, all’interno del quale la tecnologia è a suo servizio.


Photo by Proxyclick Visitor Management System on Unsplash


L’AWB ha 4 aspetti ineludibili:

  1. lo spazio deve avere al suo interno tante aree quante sono le tipologie di attività che vi si svolgono e che potranno essere prenotate tramite app apposita: quiet room per il lavoro concentrato, conference room per una videochiamata con l’estero, la caffetteria per incontrare un collega con cui non ti vedi da un certo tempo e via dicendo

  2. gli spazi devono far vivere una positiva esperienza sensoriale (visiva, acustica, olfattiva e tattile) in modo che le persone sappiano di aver scelto lo spazio ‘giusto’, quello adatto al tipo di attività e all’aspettativa che hanno: per esempio, l’aroma del caffè della zona relax è certamente un’esperienza olfattiva energizzante e stimolante

  3. all’interno degli spazi il comportamento deve essere adeguato allo scopo per cui vengono progettati

  4. occorre prevedere un feebdack continuo sulla funzionalità degli spazi, così da poterla continuamente incrementare.


Photo by Ant Rozetsky on Unsplash


In definitiva, ci stiamo orientando verso la creazione di ambienti di lavoro centrati sui bisogni delle persone, ottimizzando la user experience, la sicurezza, il confort all’interno degli spazi fisici, rendendo i nostri lavoratori autonomi nella scelta degli spazi da usare in base alle attività da svolgere e agli obiettivi da raggiungere, allo scopo di aumentare il loro coinvolgimento e per incrementare la produttività dell’azienda.

OrBiTa S.r.l.

Sede Legale: Via San G. Cottolengo n. 32

20143 Milano
Ufficio: Via Caianello n. 23

20158 Milano
C.F. e P. Iva: 10564220969

M@il: info@orbitarchitettura.it

Telefono 02.87169561

  • Facebook - Bianco Circle
  • Instagram - Bianco Circle
  • LinkedIn - Bianco Circle
  • YouTube - Bianco Circle
  • Pinterest - Bianco Circle
130x28_white.png
badge86_25@2x.png
Archiproducts_Ambassador-Badge-Light.png