Smart Working or Remote Working?

Come migliorare il lavoro da casa: 4 suggerimenti per essere produttivi e non perdere la propria capacità di pensare

(Liberamente tratto da alcuni articoli di Steelcase 360)


Il Remote Work riguarda molte persone in questo tempo di crisi della salute pubblica legata al Coronavirus (Covid-19). Per alcune persone questa è già una prassi, ma per molti è un nuovo modo di lavorare e presenta nuove sfide che si cerca di affrontare in uno spazio piccolo, destreggiandosi come giocolieri con il resto della famiglia, anch'essa a casa.

Tutto d’un tratto le persone stanno scoprendo sia i benefici sia le frustrazioni del Remote Work. E poiché non ci sono due persone uguali, non c'è un approccio universale. Ma possiamo raccogliere indizi dai grandi luoghi di lavoro: si fa di più e ci si sente meglio quando la tecnologia, lo spazio e i modi di lavorare si incontrano. Lavorare da casa non dovrebbe essere diverso.

Ecco alcuni spunti pratici su come migliorare il lavoro da casa:


1. Pensate a ciò di cui voi (e il vostro team di lavoro) avete innanzitutto bisogno

STABILITE PALETTI E CONFINI

E’ una vera tentazione quella di essere costantemente connessi quando si lavora da casa. Alcune persone ritengono che essere a casa sia distraente e che sia difficile rimanere concentrati e produttivi. Stabilire dei confini può aiutarvi a mantenere un equilibrio produttivo e sano. Occorre avere bene in mente che ognuno può avere confini differenti, in base alla propria vita o alla propria giornata. Decidete il vostro programma ogni giorno e attenetevi a quello.


SIATE TRASPARENTI

Se non siete al vostro computer assicuratevi di comunicarlo ai vostri colleghi. Rendete il vostro calendario visibile al vostro team; aggiornate il vostro status su ciascun software che utilizzate in gruppo o in condivisione. Utilizzate in modo corretto il vostro reply automatico di fuori ufficio e fate sapere al vostro team quando avete intenzione di stare fuori e quando tornerete.


COSTRUITE APPARTENENZA

Pensate a modi per mantenere intatti i vostri rapporti mentre lavorate da casa. Considerate di creare una chat per le interazioni sociali - nei periodi di stress tutti amano un buon meme, un simpatico “tormentone” che si diffonde in modo virale e che suscita sorrisi e ilarità. Destinate del tempo a conversazioni più informali per alimentare la coesione del gruppo, ad esempio programmate di prendere un caffè con un collega in video. Chi lavora da remoto ha bisogno di più momenti di contatto e di verifica rispetto a chi lavora in ufficio.


2. Accordatevi su come lavorerete insieme

CREATE CONNESSIONI CONSISTENTI

Può essere facile scivolare in una esperienza di lavoro non semplice quando si lavora da soli. Avviate un team virtuale quotidiano e connettetevi per fare in modo che il lavoro proceda.


ASSICURATEVI DI DISPORRE DI UNA VARIETÀ DI STRUMENTI

Gli strumenti disponibili per i team di lavoro “distribuiti” non sono perfetti. Nessuna tecnologia fa tutto. Utilizzate strumenti consolidati per mandare messaggi, fare videoconferenze, condividere documenti, trasferire file, etc. Ma non smettete di cercare “i prossimi migliori strumenti”: potreste trovare un processo che verrà utilizzato molto tempo, anche dopo la fine di questa situazione di incertezza.


RENDETE IL LAVORO VISIBILE, VIRTUALMENTE

Prendete esempio dagli Agile Teams e avviate un project board (comitato di progetto) virtuale. Fate una lista dei vostri compiti, progressi e dead lines, per essere tutti aggiornati e ingaggiati: otterrete il vantaggio di collaborare con persone che sanno dove intervenire e quando aiutare se necessario.


3. Guardate oltre il vostro laptop

ACCENDETE LA VOSTRA VIDEOCAMERA

Le Conference call invitano le persone a fare altro o, peggio, a distrarsi - perché si è nascosti alla vista. Il video dovrebbe essere il setting obbligatorio per ogni remote collaboration.  Osservare i movimenti del viso e il linguaggio del corpo vi permette di leggere la situazione, inoltre le persone più difficilmente interromperanno o parleranno una sull'altra. Per fare bene le cose, mantenete il computer a livello degli occhi – mettetelo su un supporto o comunque posizionatelo in modo che la telecamera non superi il vostro naso. Guardate nella telecamera e usate la luce naturale, ma evitate di dare le spalle alla finestra o risulterete controluce.


PREVENITE LE INTERRUZIONI DEI DATI

Prima di qualsiasi video chiamata, verificate che la vostra connessione Wi-Fi sia stabile; ricordate inoltre di chiudere ogni altra applicazione per evitare qualsiasi tipo di conflitto. L’utilizzo del video richiede una larghezza di banda maggiore, perciò se avete bisogno di condividere un file pesante, considerate di usare un secondo dispositivo.


ASCOLTATE E VERIFICATE DI ESSERE ASCOLTATI

Evitate stanze con un ingente quantità di superfici “dure” perché fanno eco, come la cucina; scegliete stanze con tappeti o altri materiali più “soffici”, come il salotto. Le cuffie offrono un’acustica migliore rispetto all'audio del computer. E, se vi spostate da una piattaforma video ad un’altra, ricordatevi di chiudere la prima perché il software potrebbe “impossessarsi” del vostro microfono. Infine, se siete in ritardo per un meeting online, spegnete il vostro microfono quando vi collegate, per evitare di interrompere la conversazione.


4. Scegliete luoghi che lavorano per voi


TROVATE IL VOSTRO FOCUS

Non tutti hanno un home office, quindi pensate a stabilire un territorio che chiaramente dica: “Sono al lavoro”. Discutete un protocollo con gli altri membri della vostra famiglia per segnalare quando siete in “modalità lavoro”, anche se siete seduti sul divano a leggere. Se tendete ad essere distratti dalle richieste della famiglia, trovate un modo per creare delle barriere visive, così non vedrete i piatti sporchi che aspettano di essere lavati. E se l’acustica è un problema ma non potete chiudere la porta, le cuffie potrebbero essere le vostre nuove amiche.


VARIATE LA POSTURA

Uno dei rischi di lavorare da casa è quello di diventare più sedentari. Cercate modi per variare la vostra postura e i luoghi in cui lavorate durante il giorno. Sedetevi, alzatevi, appollaiatevi, fate una camminata – attivare il corpo, attiva il cervello e può impedirvi di perdere lucidità.


CONSIDERATE LA VICINANZA

Osserva la distanza fisica tra te, il tuo arredamento e la tecnologia per essere certo che sia confortevole ed efficace. L’arredamento delle abitazioni non è sempre progettato per essere ottimale per il lavoro. Il vostro laptop è facile da raggiungere? Siete in grado di evitare la sindrome di “text neck” (dolori cronici al collo e alla schiena dovuti alla postura che si assume usando i vari dispositivi) e di evitare di stare con le spalle incurvate? Se passate la giornata alla tastiera sul tavolo della vostra sala da pranzo, per esempio, potreste sentirvi come se le vostre spalle fossero all'altezza delle vostre orecchie.


MOSTRATE PERSONALITÀ

La gioia è una delle nostre sei emozioni primarie e la ricerca mostra come sperimentare gioia renda effettivamente più produttivi. Circondatevi di cose che vi fanno sorridere, quadri che vi ispirano o piccole sciocchezze. Può sembrare banale, ma è provato che fa la differenza.


Se voi o qualcuno del vostro team improvvisamente avrà bisogno di lavorare da casa, servirà tempo per stabilire nuovi ritmi e nuove pratiche. Lavorare da casa sembra essere abbastanza semplice, persino desiderabile. Ma lavorare da soli per giorni o per settimane consecutive, può far sentire isolati e potrebbe essere difficile rimanere aggiornati con i propri colleghi e coinvolti con proprio lavoro. Se creerete una routine salutare, un luogo di lavoro efficace e userete la tecnologia per portare a termine il lavoro ma anche mantenere le relazioni, sarete più produttivi e vi sentirete bene nel farlo.


#orbitarchitettura, #progettazione, #smartworking, #remotework, #organizzazione, #competenze, #wellbeing, #workplace, #potenziale, #focus

OrBiTa S.r.l.

Sede Legale: Via San G. Cottolengo n. 32

20143 Milano
Ufficio: Via Caianello n. 23

20158 Milano
C.F. e P. Iva: 10564220969

M@il: info@orbitarchitettura.it

Telefono 02.87169561

  • Facebook - Bianco Circle
  • Instagram - Bianco Circle
  • LinkedIn - Bianco Circle
  • YouTube - Bianco Circle
  • Pinterest - Bianco Circle
130x28_white.png
badge86_25@2x.png
Archiproducts_Ambassador-Badge-Light.png